কার্যপত্র কি - কার্যপত্র করার নিয়ম

আসসালামু আলাইকুম প্রিয় পাঠক। আপনি কি কার্যপত্র কি এবং কার্যপত্র করার নিয়ম সম্পর্কে জানেন? যদি না জেনে থাকেন তাহলে একজন সঠিক জায়গায় চলে এসেছেন। আমরা এই আর্টিক্যাল এর মাধ্যমে জানবো কার্যপত্র কি, কার্যপত্র কত প্রকার, কার্যপত্র করার নিয়ম সহ ইত্যাদি বিষয়ে।

প্রিয় পাঠক আপনি যদি কমার্সের স্টুডেন্ট হয়ে থাকেন সেক্ষেত্রে আপনার কার্যপত্র সম্বন্ধে জ্ঞান থাকা উচিত। কার্যপত্র সম্বন্ধে বিস্তারিত জানতে ইচ্ছুক হলে আমাদের আর্টিকেলটি মনোযোগ সহকারে সম্পূর্ণ শেষ পর্যন্ত পড়ুন। চলুন তাহলে আর সময় নষ্ট না করে শুরু করা যাক।

• ভূমিকা
• কার্যপত্র কি
• কার্যপত্র কত প্রকার
• কার্যপত্র কেন করা হয়
• কার্যপত্র করার নিয়ম
• শেষ কথা

মহাবিশ্বের সবকিছুই প্রয়োজনের তাগিদে পরিবর্তিত হচ্ছে। হিসাববিজ্ঞানও বিশ্বের সবকিছুর সাথে তাল মিলিয়ে পরিবর্তিত হচ্ছে আপন ক্ষেত্রে। কোনো একটি প্রতিষ্ঠানের আর্থিক চিত্রকে নির্ভুলভাবে উপস্থাপন করতে হিসাববিদদের চেষ্টার অন্ত নেই। এই চেষ্টার ধারাবাহিকতায় কার্যপত্র বা খসড়াপত্রের উদ্ভব ঘটে। আর্থিক ঘটনাকে সর্বপ্রথম জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়।

জাবেদা থেকে খতিয়ান, খতিয়ান হতে রেওয়ামিল ও রেওয়ামিল হতে আর্থিক অবস্থার বিবরণী প্রস্তুত করা হয়। বাস্তবপক্ষে এই কাজ এত সহজ নয়। বড় বড় প্রতিষ্ঠানে প্রতিদিন হাজারো লেনদেন ঘটে। এগুলো প্রথমে জাবেদায়, পরে জাবেদা থেকে খতিয়ানে এবং এরপর সমন্বয় প্রক্রিয়া সাধন করে আর্থিক অবস্থার বিবরণী তৈরি করতে হয়।

লেনদেনের সংখ্যা অধিক হওয়ায় ভুল ও সমন্বয়ের দাখিলার পরিমাণ বেড়ে যায়। একজন হিসাবরক্ষকের পক্ষে এত বেশি ভুল ও সমন্বয়গুলো রেখে সঠিকভাবে আর্থিক বিবরণী তৈরি করা সম্ভব নয়। এতসব সমন্বয় সমাধান কল্পে কার্যপত্র বা Worksheet- এর অতীব গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রয়েছে। তবে কার্যপত্র কোনো স্থায়ী বা অত্যাবশ্যক বিষয় নয়। এটি সংরক্ষণ করা বা না করা প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব সিদ্ধান্ত। তবে সময় ও শ্রম বাঁচিয়ে নির্ভুল হিসাব রাখার জন্য এর ব্যবহার যথার্থ।

বড় বড় ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে লেনদেনের সংখ্যা বেশি থাকে, যার ফলে সমন্বয়ের পরিমাণও বেশি থাকে। অধিক সংখ্যক সমন্বয় থাকার কারণে আর্থিক বিবরণী তৈরি করতে হিসাবরক্ষকের ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থেকে যায়। এ অসুবিধা দূর করার জন্য এবং আর্থিক বিবরণী দ্রুত ও নির্ভুলভাবে প্রস্তুত করার লক্ষ্যে প্রয়োজনীয় সবধরনের হিসাব তথ্যসমূহকে সুশৃঙ্খলভাবে লিপিবদ্ধকৃত বহুঘর বিশিষ্ট সহায়ক বিবরণীকে কার্যপত্র বা Worksheet বলে।

এটি কোনো হিসাব নয় বা হিসাবের কোনো অংশও নয়। এর ব্যবহার এখনও বাধ্যতামূলক করা হয়নি। এটি আলাদা কাগজে প্রস্তুত করা হয়। কার্যপত্র হলো প্রতিষ্ঠানের খসড়া। কয়েকটি ধাপে এর কার্যক্রম সম্পাদন করতে হয়।

একটি কার্যপত্রে রেওয়ামিল, সমন্বয়, আয় বিবরণী ও আর্থিক অবস্থার বিবরণী ব্যবহারের প্রয়োগ ঘটে। এর মাধ্যমে একটি প্রতিষ্ঠানের সার্বিক চিত্র এক নজরে লক্ষ করা যায়। সুতরাং বলা যায় যে, আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতে ব্যবহৃত প্রয়োজনীয় তথ্যগুলোকে সুশৃঙ্খলভাবে বহুঘরবিশিষ্ট এক প্রন্থ কাগজে লিপিবদ্ধ করার প্রক্রিয়াকে কার্যপত্র বলে।

কার্যপত্র বা Worksheet হলো কোনো প্রতিষ্ঠানের হিসাব প্রদর্শনের এমন একটি মাধ্যম যেখানে রেওয়ামিল হতে শুরু করে আর্থিক অবস্থা প্রকাশ করা পর্যন্ত প্রতিষ্ঠানের সার্বিক অবস্থা একত্রে দেখানো হয়। কার্যপত্র হলো রেওয়ামিল, সমন্বয়, সমন্বিত রেওয়ামিল, আয় বিবরণী ও আর্থিক অবস্থার বিবরণীর একটি সমন্বিত প্রকাশ।

কার্যপত্র ছাড়া আর কোনো মাধ্যমে একত্রে একই ছকে রেওয়ামিল, সমন্বয়, সমন্বিত রেওয়ামিল, আয় বিবরণী ও আর্থিক অবস্থার বিবরণী প্রকাশ করা যায় না। সুতরাং। হিসাবের গাণিতিক বিশুদ্ধতা যাচাই করার জন্য রেওয়ামিলের পাশাপাশি সমন্বয়, সমন্বিত রেওয়ামিল, আয় বিবরণী ও আর্থিক অবস্থার বিবরণী বা সম্পত্তি ও দায়ের কলাম তৈরি করে যে বহুঘরা খসড়া বিবরণী প্রণয়ন করা হয় তাকে কার্যপত্র বা Worksheet বলে।

কার্যপত্রের বৈশিষ্ট্যঃ

• কার্যপত্র হিসাববিজ্ঞানের ঐচ্ছিক ধাপ। অর্থাৎ এটা প্রস্তুত করা বাধ্যতামূলক নয়। এটা কোনো হিসাবের বহিতে লেখা হয় না বরং আলাদা পৃষ্ঠায় বা পৃথক খাতায় প্রস্তুত করা হয়।
• কার্যপত্র হিসাব-নিকাশের সুবিধার জন্য উদ্ভাবিত একটি কৌশল মাত্র। এতে আনুষ্ঠানিক বিবরণীসমূহ প্রস্তুতের যাবতীয় তথ্যাদি সন্নিবেশিত করা হয়।
• কার্যপত্র বিবরণীসমূহ প্রস্তুতের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যাদির উৎস মাত্র। এটি প্রস্তুত না করেও আর্থিক বিবরণী প্রস্তুত করা যায়। এর সাহায্য ছাড়াও সমন্বয় ও সমাপনী দাখিলা হিসাবভুক্ত করা যায়। এজন্য এটি হিসাবরক্ষণের আবশ্যিক কোনো বিবরণী বা হিসাব নয়।
• কর্যপত্র মূলত একটি খসড়া মাত্র যা আর্থিক বিবরণী প্রণয়নে সাহায্য করে থাকে এবং হিসাবের গাণিতিক শুদ্ধতা যাচাইয়ের কাজে ব্যবহৃত হয়ে থাকে।
• কার্যপত্রের কলামগুলো পেনসিল দ্বারা পূরণ করা হয় যাতে ভুলত্রুটি মুছে সংশোধন করা যায়। কিন্তু হিসাবের ভুলত্রুটি মুছে সংশোধন করা যায় না।
• কার্যপত্র বহুঘরযুক্ত হতে পারে। যেমনঃ ৮, ১০, বা ১২ ঘর বিশিষ্ট।

বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ হতে বিচার করে কার্যপত্রের ছক আট ঘরা, দশ ঘরা ও বারো ঘরা এই তিনভাবে প্রণয়ন করা যায়। আট ঘরা কার্যপত্র হলো টাকার ঘরের ৪টি শিরোনাম এর প্রত্যেকটিতে ডেবিট ও ক্রেডিটের দুটি করে কলাম থাকে। শিরোনাম ৪টি হলো- রেওয়ামিল, সমন্বয়, আয় বিবরণী এবং আর্থিক অবস্থার বিবরণী। 

১০ ঘরা কার্যপত্রে ৮ ঘরা কার্যপত্রের চেয়ে অতিরিক্ত আরো একটি শিরোনাম থাকে, যার নাম সমন্বিত রেওয়ামিল। ১২ ঘরা কার্যপত্রে ১০ ঘরা কার্যপত্রের চেয়ে অতিরিক্ত আরো একটি শিরোনাম থাকে, যার নাম সংরক্ষিত আয় বিবরণী। প্রত্যেকটি শিরোনামের অধীনে ডেবিট ও ক্রেডিটের দুটো করে কলাম থাকে।

ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি হিসাব প্রণয়ন করার পেছনে কোনো না কোনো উদ্দেশ্য থাকে। যেমনঃ আয় বিবরণী প্রণয়ন করা হয় নিট লাভ বা লোকসান নির্ণয়ের উদ্দেশ্যে, আর্থিক অবস্থার বিবরণী প্রণয়ন করা হয় প্রতিষ্ঠানের দায় ও সম্পদের অবস্থা জানার জন্য। অনুরূপভাবে কার্যপত্র তৈরিরও কিছু উদ্দেশ্য রয়েছে। নিম্নে এ উদ্দেশ্যসমূহ আলোচনা করা হলো-

• খতিয়ানের উদ্বৃত্ত একত্রে প্রদর্শনঃ কার্যপত্রে খতিয়ানের উদ্বৃত্তসমূহ রেওয়ামিল শিরোনামের অধীনে একত্রে প্রদর্শন করা হয়।
• গাণিতিক ভুল পরিহারঃ রেওয়ামিলের ডেবিট ও ক্রেডিট ঘরের পাশাপাশি সমন্বয়ের জন্য দুটি ঘর থাকে। একটি ডেবিট ও অন্যটি ক্রেডিট। সমন্বয় লেনদেনগুলো জাবেদায় লিপিবদ্ধ করার পর কার্যপত্রের সমন্বয় ঘরে ডেবিট ও ক্রেডিট পাশে বসাতে হয়। উভয় ঘরের যোগফল সমান না হলে সহজেই ভুল ধরা যায়।
• আর্থিক বিবরণী প্রণয়নে সহায়তা প্রদানঃ কার্যপত্রের অন্যতম উদ্দেশ্য হলো আর্থিক বিবরণী প্রণয়নে সহায়তা প্রদান। করা। কারণ কার্যপত্র হলো আর্থিক বিবরণীর একটি খসড়া মাধ্যম যা রেওয়ামিল, সমন্বয়, সমন্বিত রেওয়ামিল, আয় বিবরণী ও আর্থিক অবস্থার বিবরণী একত্রে প্রকাশ করে।
• সঠিকতা যাচাইঃ সমন্বিত রেওয়ামিলের সাথে খতিয়ান প্রদত্ত লেনদেনগুলোর চূড়ান্ত জের ঠিক আছে কি না তার সত্যতা কার্যপত্রের মাধ্যমে যাচাই করা যায়।
• ভুলের সম্ভাবনা হ্রাসঃ কার্যপত্র হলো আর্থিক বিবরণীর একটি খসড়া বিবরণী। কার্যপত্র তৈরি করা হলে আর্থিক বিবরণীতে ভুলের সম্ভাবনা হ্রাস পায়।
• আর্থিক অবস্থার ফলাফল জানাঃ কার্যপত্র প্রণয়নের মাধ্যমে কারবারের নিট লাভ বা ক্ষতি, দায় ও সম্পত্তির অবস্থা সম্পর্কে সহজে স্পষ্ট ধারণা পাওয়া যায়। মূলত কারবারের সকল অবস্থার ফলাফল একত্রে জানার উদ্দেশ্যেই কার্যপত্র প্রণয়ন করা হয়।

কার্যপত্র প্রতিটি প্রতিষ্ঠান তার নিজ নিজ পরকিল্পনা অনুযায়ী প্রস্তুত করে থাকে। কার্যপত্র প্রস্তুত করার ক্ষেত্রে যে প্রক্রিয়া অনুসরণ করা হয় তা নিম্নে আলোচনা করা হলো-

• শীর্ষ শিরোনামঃ প্রতিষ্ঠানের হিসাবপত্র প্রণয়ন করার জন্য প্রত্যেকটি হিসাবের একটি শীর্ষ শিরোনাম থাকতে হয়। কার্যপত্র প্রণয়ন করার জন্য শিরোনামে প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা এবং যে সময়ের জন্য কার্যপত্রটি প্রস্তুত করা হচ্ছে সেই সময়ের উল্লেখ করতে হয়।
• হিসাবের শিরোনামঃ কার্যপত্রের বিবরণীর ঘরে রেওয়ামিল থেকে বিভিন্ন খতিয়ান হিসাবের শিরোনামগুলো পর্যায়ক্রমে লেখা হয়। বৃহৎ ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে শিরোনামের ঘরের বামদিকে ক্রমিক নম্বরের জন্য একটি ঘর সংযুক্ত করা হয়।
• রেওয়ামিলঃ প্রশ্নপত্রের তথ্য দিয়ে প্রথমে একটি রেওয়ামিল তৈরি করতে হবে।
• সমন্বয়ঃ সমন্বয়ে দেওয়া তথ্যগুলো জাবেদা দাখিলা করে সমন্বয়-এর ঘরের ডেবিটে ও ক্রেডিটে বসাতে হবে। এক্ষেত্রে ' মনে মনে অথবা লিখে জাবেদা করে নিবে।
• সমন্বিত রেওয়ামিলঃ সমন্বয়ে যে সকল বিষয় যাবে তা রেওয়ামিল-এর দফার সাথে (+)/(-) করে সমন্বিত রেওয়ামিলে যাবে। আর যাদের সাথে সমন্বয় নেই উহা সরাসরি সমন্বিত রেওয়ামিল এ যাবে। আর নতুন সমন্বয়কৃত হিসাবসমূহ সরাসরি সমন্বিত রেওয়ামিলে যাবে।
• আয় বিবরণীঃ সমন্বিত রেওয়ামিলের আয়-ব্যয় দফাগুলো আয় বিবরণীতে যাবে। আয় বিবরণীর ডেবিটে সকল প্রকার ব্যয় ও প্রারম্ভিক মজুদ যাবে এবং ক্রেডিটে সকল প্রকার আয় ও সমাপনী মজুদ যাবে।

প্রিয় পাঠক আমাদের এ আর্টিকেলটি শেষ পর্যন্ত পড়ার জন্য আপনাকে অসংখ্য ধন্যবাদ। আশা করি এই আর্টিকেলটি আপনাকে কার্যপত্র সম্বন্ধে বিস্তারিত ধারণা দিতে সক্ষম হয়েছে। আর্টিকেলটি ভালো লাগলে অন্যদের সাথে শেয়ার করুন। আপনার কোন মতামত থাকলে অবশ্যই কমেন্ট করে জানাবেন। 

এমন বিভিন্ন ধরনের আর্টিকেল পড়তে আমাদের ওয়েবসাইটটিতে ভিজিট করতে পারেন। আমরা নিয়মিত আমাদের ওয়েবসাইটে নতুন নতুন আর্টিকেল পাবলিশ করে থাকি। আপনাদের সুস্থতা কামনা করে আজকের মত আমি বিদায় নিচ্ছি। আমাদের সাথেই থাকুন, আল্লাহ হাফেজ।